¿Por qué mis correos electrónicos son rechazados por Microsoft (Hotmail y Outlook)?

Correo rechazado por Hotmail

Cuando utilizamos un servicio de correo electrónico contratado a través de un servicio de alojamiento web (Hosting), en ocasiones podemos encontrar que los mensajes que enviamos a cuentas de Hotmail, Outlook o Live son rechazados. ¿Pero por qué sucede esto? En este artículo te daremos una clara explicación del porqué, además de brindar recomendaciones para poder solventarlo.


Lo primero es identificar el servicio que tenemos contratado

Conocer que tipo de servicio hemos contratado es fundamental para determinar su alcance, características y posibilidades. Los errores más comunes se dan cuando por tema costo elegimos un servicio de alojamiento web también llamado “Hosting” cuando nuestra necesidad principal es la comunicación a través de un servicio de correo electrónico y no el de subir o crear un sitio web.

Aunque el servicio de alojamiento web permite el envío y recepción de correos electrónicos, su función principal se deriva justamente de su nombre “Hosting”, el cual se traduce al español como “Alojar” o también “Hospedar”.

Para tener más claro este concepto, podemos referir que un servidor dedicado al servicio de correo electrónico se diferencia en gran medida a un servidor de hospedaje web por todas las facultades técnicas que este debe tener. Tecnológicamente ambos servidores pueden ser igual a nivel de infraestructura, sin embargo, las características de funcionamiento y alcance pueden variar.

En un servidor de alojamiento web sin importar si este es virtual o físico, los correos electrónicos entrantes o salientes no contienen reglas de seguridad y protección activas por defecto. Aunque existen servicios adicionales que pueden ser contratados por el proveedor o directamente por el cliente, es poco probable que ellos funcionen correctamente mientras no exista una administración dedicada para mantener la buena salud y reputación del servidor, es decir, un equipo especializado en flujo de correo que monitoree el envío y salida de mensajes.

Cuando se monta un servidor especializado en correo electrónico, no solo los aspectos técnicos importan. Por lo general se requieren certificaciones especiales que el servidor debe cumplir para ser considerado como seguro por las organizaciones que controlan el tráfico de emails en Internet. Además de ello, la reputación de la dirección IP importa, por lo que, si tu cuenta de alojamiento web contratada es de tipo “Compartido”, es decir, en un solo servidor existen otras cuentas de clientes alojados, controlar la reputación de la IP es poco probable.

Muchos clientes y organizaciones optan por servicios de Hosting de tipo compartido para el envío y recepción de correos electrónicos por el bajo costo, aunque ello no sea la mejor alternativa. Un servicio de Hosting compartido está bien para alojar un sitio web de bajo rendimiento, pero no para albergar un sistema complejo o servicio de correo electrónico institucional. Por lo general, el Hosting compartido se paga anualmente y puede llegar a costar desde 10 USD al año o mucho más dependiendo la arquitectura y recursos que este ofrezca.

Por su parte, mantener un servidor de correo electrónico dedicado y propio puede ser muy caro, no solo por el alquiler o adquisición del equipo, sino también por los costos de las distintas certificaciones de seguridad y afiliaciones a programas que brinden las garantías necesarias para que tus mensajes siempre sean aceptados. Es por esta razón, que existen soluciones alternativas como las suites de correo electrónico como Gsuite, Office 365 e Email Business que abaratan la inversión inicial de equipos tecnológicos y costos de mantenimiento ofreciendo planes de suscripción mensual.

La ventaja de contar con planes y suites de correo electrónico a aparte de la certificación y buena reputación de las nubes en Internet que lo administran, son sus costos accequibles ya que no es necesario contratar un servidor dedicado e invertir en recurso humano y técnico para mantener operativo el equipo, sino que basta pagar un cómodo FEE mensual por cuenta de correo para gozar de todos los beneficios que este tipo de servicio brindan que pueden empezar desde 3.99 USD al mes por buzón de correo.

¿Qué hacer si deseo seguir usando mi Hosting para el envío y recepción de correo electrónico?

Si nuestro interés es seguir usando el alojamiento web contratado, a pesar que no es la opción más recomendada para enviar y recibir correos debemos validar la opción de movernos a un VPS o servidor único. También podemos consultar con nuestro proveedor de alojamiento web si es factible asignar una IP dedicada para evitar que la reputación se vea afectada por el mal uso de otros usuarios que compartan el servidor.

En cualquiera de las dos opciones, es decir, contratar un VPS o una IP dedicada, la facturación podría incrementarse. Debes ser consciente que, aunque ello ayuda a evitar baneos en Internet por acciones ajenas, no garantiza que nuestros mensajes jamás lleguen a ser bloqueados por Microsoft o cualquier otra entidad, pero es el comienzo de una solución mientras cuidemos la salud y reputación de nuestro servidor y dirección IP.

Si elegimos la opción de contratar un servidor dedicado o VPS, podemos unirnos a programas comunitarios gratuitos de seguimiento y mejoras del tráfico antispam que existe en Internet. De hecho, Microsoft lo recomienda para monitorear continuamente cómo nuestros correos electrónicos están siendo percibidos por los destinatarios y solucionar incidencias con la detección previa de correo SPAM. Uno de los programas recomendados es: Junk Email Reporting Program (JMRP, Programa de informes sobre correo no deseado) o también: Smart Network Data Services (SNDS).

También debemos recordar leer detenidamente y respetar las normas y políticas en el servicio de correo electrónico entrante que Microsoft y sus servicios exigen a todos los retientes: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/pm/policies.aspx. El no cumplimiento de esta política podría provocar el rechazo de nuestros mensajes.

Otro factor importante es la validación de nuestra dirección IP para evitar su caída en listas negras sobre todo aquellas que trabajan directamente con los servicios de Microsoft como: SPAMHAUS, BARRACUDA y SORBS.

¿Si mis correos son rechazados actualmente como solicitar el DELIST a Microsoft?

Si hemos cumplido con todas las directivas y aun así los mensajes enviados son rechazados por Hotmail, Outlook o Live, el siguiente paso será solicitar el DELIST al soporte de Microsoft tanto para sus servicios gratuitos como para su servicio de Suscripción Office 365. Para ello debemos utilizar los siguientes enlaces: Delist para Outlook, Hotmail y Live y Delist para Office 365.

Para el delist de Outlook, Hotmail u Love es proceso es manual y los técnicos suelen contestar de 24 a 48 horas. Mientras que en proceso para Office 365 es automático y solo requerirá la confirmación de correo a través de un mensaje que se te enviará a tu correo.

 

Al aceptar, accederá a un servicio proporcionado por un tercero externo a https://hostingydominios.com.ec/



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